Privacyverklaring
Om u optimaal van dienst te zijn houden wij in de uitvoering van onze dienstverlening een registratie bij van uw persoonlijke en eventuele medische gegevens. Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens en doen dit conform de Nederlandse wet- en regelgeving. Op deze pagina kunt u o.a. informatie vinden over wat voor gegevens wij bewaren, waarom wij dit doen en wat uw rechten zijn. Door op onderstaande kopjes te klikken voor “cliënten”, “medewerkers” of “sollicitanten” vindt u de informatie die voor u van toepassing is.
Gegevens van cliënten
Doelen van de verwerking
Wij verwerken uw gegevens in lijn met de bepalingen over de geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO), de wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat wil zeggen dat wij uw gegevens alleen gebruiken voor het verlenen van zorg en de bijbehorende administratie en dat wij uw gegevens goed beveiligen tegen inbreuk door derden. Uw gegevens ontvangen wij van uzelf of van een huisarts, ziekenhuis, gemeente, zorgkantoor, zorgverzekeraar of een zorgorganisatie.
Zonder uw gegevens en uw handtekening voor akkoord, kunnen wij geen overeenkomst opstellen en niet starten met de zorg. Met uw handtekening geeft u toestemming dat wij uw gegevens verwerken.
Het gaat om de volgende gegevens die wij gebruiken: NAW-gegevens, contactgegevens, BSN-nummer, geboortedatum en geslacht, gezondheidsgegevens, familiaire gegevens en eventuele financiële gegevens (wanneer u zelf een deel van de kosten aan ons betaalt of bij vergoeding van door u geleden schade). Deze gegevens gebruiken wij om u te contacteren, een ondersteunings- of zorgplan op te stellen, de zorg in te zetten, declaraties in te dienen bij de gemeente, zorgverzekeraar of zorgkantoor en om zeker weten of we de juiste gegevens van de juiste persoon hebben.
Bewaartermijn
Wij bewaren uw gegevens zolang als nodig is voor het verlenen van onze zorg en zolang de wet ons verplicht om uw gegevens te bewaren. Conform de WGBO bewaren wij uw medische dossier 20 jaar na beëindiging van de zorgverlening. De verplichte bewaartermijn voor administratieve gegevens is 7 jaar. Toedienlijsten voor medicatie moeten wij 2 jaar bewaren. Na deze termijn zullen wij uw gegevens verwijderen.
Extern gebruik van gegevens
Wij delen alleen gegevens met derden nadat we van u toestemming hebben gekregen of als wij verplicht zijn om gegevens te delen. Als gegevens met toestemming zijn gedeeld, dan heeft u het recht om deze toestemming ook weer in te trekken.
Wij zijn verplicht om gegevens te delen over benodigde en geleverde zorg, wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de zorgovereenkomst, of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wij moeten dit delen met het zorgkantoor, de zorgverzekeraar, de gemeente, de onderaannemer of een andere zorgorganisatie, bijvoorbeeld vanwege declaraties of het uitvoeren van het zorgplan. De gegevens worden via adequaat beveiligde systemen verzonden.
Als u uw gegevens in wenst te laten zien door een derde, zoals een familielid of mantelzorger, dan hebben wij uw toestemming nodig. Wij registreren deze toestemming en de NAW-gegevens die door u en de derde worden ingevuld op het toestemmingsformulier.
Intern gebruik van gegevens
Onze medewerkers raadplegen uw gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun taken en uw zorg. Dit betekent dat behalve een zorgverlener, bijvoorbeeld ook een administratief medewerker toegang kan krijgen. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat zij uw gegevens niet delen met derden en hiervoor tekenen bij ingang van hun arbeidsovereenkomst.
Gegevens van medewerkers
Doelen van de verwerking
De gegevens van onze medewerkers verwerken wij conform de AVG. De gegevens gebruiken wij om te kunnen voldoen aan de arbeidsovereenkomst. We slaan ze alleen op met jouw toestemming.
Wij verwerken de volgende gegevens: NAW-gegevens, contactgegevens, cv, kopie van het identiteitsbewijs, BSN-nummer, financiële gegevens en de geboortedatum. Deze gegevens gebruiken wij om zeker te weten dat we de juiste gegevens van de juiste persoon verwerken, om contact te hebben, voor de sollicitatieprocedure, voor het opgeven van de loonadministratie bij de Belastingdienst en om het salaris te betalen. Zonder deze gegevens kunnen we geen arbeidsovereenkomst opstellen.
Bewaartermijn
Na uitdiensttreding bij Beter Thuis Wonen bewaren wij de salarisadministratie voor 7 jaar. Dit is een verplichte bewaartermijn. Voor de loonbelastingverklaringen en de kopie van je identiteitsbewijs geldt een afwijkende bewaarplicht van 5 jaar. Overige gegevens zijn wij verplicht voor 2 jaar te bewaren na uitdiensttreding, tenzij de gegevens al eerder niet meer noodzakelijk zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om functioneringsgesprekken.
Extern gebruik van gegevens
De persoonsgegevens van werknemers kunnen worden gedeeld met verschillende instanties, zoals de Belastingdienst, de arbodienst, het UWV en de pensioenadministratie.
Gegevens van sollicitanten
Conform de AVG zullen we jouw gegevens uiterlijk binnen 4 weken na sluitingsdatum van de vacature verwijderen indien de keuze gevallen is op een andere sollicitant. Wanneer je ons toestemming geeft om jouw gegevens in portefeuille te houden, dan zullen wij jouw gegevens tot nader bericht bewaren voor een mogelijke toekomstige vacature, maar uiterlijk voor 1 jaar.
Conform de Nederlandse wet- en regelgeving heeft iedereen bepaalde rechten om controle te houden over zijn/haar persoonsgegevens. Deze rechten gelden dus voor zowel cliënten als medewerkers. Hieronder vind u een overzicht van uw rechten.
- Recht op inzage: u kunt uw gegevens (elektronisch) inzien en een kopie van uw dossier ontvangen.
- Recht op rectificatie en aanvulling: als blijkt dat gegevens over u niet kloppen, heeft u het recht om deze door ons te laten corrigeren of aan te vullen.
- Recht op beperking van de verwerking: u heeft het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken.
- Recht op vergetelheid: u heeft het recht om vergeten te worden.
- Recht op dataportabiliteit: u heeft het recht om uw gegevens over te laten dragen aan een andere partij.
- Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
- Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering: u heeft het recht op een menselijke blik bij besluiten.
- Recht op informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen. Zo heeft u ook recht om informatie te krijgen wie uw gegevens heeft ingezien (logging).
Mocht u uw gegevens willen inzien of op een andere manier gebruik willen maken van uw rechten, kunt u hierover contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming (zie hieronder).
Wij maken geen gebruik van automatische besluitvorming of profilering. Ook delen wij uw gegevens niet met derden buiten de Europese Unie.
Beveiligingsmaatregelen
Wij passen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe om uw persoonsgegevens te beschermen. Wanneer het – ondanks onze maatregelen – mocht gebeuren dat derden ongeautoriseerd toegang krijgen tot uw gegevens, dan melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens, registreren wij dit in ons interne datalekkenregister en melden dit indien van toepassing aan de betrokkenen.
Tot slot houden wij logging bij om bij te houden wie uw gegevens in heeft gezien. Deze logging wordt 5 jaar bewaard of langer indien nodig.
Externe partijen
Voor het beheer en onderhoud van onze informatievoorziening, maken wij gebruik van systemen die wij inschakelen via ICT-leveranciers. Deze leveranciers hebben wij zorgvuldig geselecteerd en met hen duidelijke afspraken gemaakt over geheimhouding en beveiliging. Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten, zodat wij zeker weten dat zij net zo zorgvuldig omgaan met uw gegevens als wij dat doen.
Voor alle organisaties die persoonsgegevens van u ontvangen of kunnen inzien, gelden dezelfde eisen en uitgangspunten zoals in deze privacyverklaring zijn vastgelegd.
Klachten
Als u klachten of vragen heeft over de wijze waarop wij uw gegevens behandelen, kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming of met de klachtenfunctionaris zoals vernoemd op deze website. Zijn/haar naam en e-mailadres staan op onze website. U kunt ook altijd een klacht indienen bij de onafhankelijke toezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Contactgegevens
Beter Thuis Wonen
Elbe 12, 7908 HB Hoogeveen
Tel: 0528-341162
Email: info@beter-thuis-wonen.nl
Functionaris voor de Gegevensbescherming
E-mail: fg@beter-thuis-wonen.nl
Tel: 06 13 73 71 24
Het privacyreglement van Beter Thuis Wonen is te lezen via deze link: Privacyreglement Beter Thuis Wonen.